DET URSPRUNGLIGA MOTIVET TILL ATT vi började med validering var att vi behövde höja nivån för en hel grupp, som egentligen bestod av två grupper. En grupp bestod av reparatörer och en av fastighetsskötare. Fastighetsskötarna skötte framför allt allmänna utrymmen och delar av utemiljön, miljöhus, avfall samt enklare fel i fastigheterna. Reparatörerna skötte egentligen allt utifrån arbetsordrar och fel inne i lägenheterna. Vi såg att det var ett ineffektivt arbetssätt och ville att man hade mer av ett helhetsansvar. Under ett par år funderade vi på vad vi skulle ha för angreppssätt för att lyckas med att en och samma roll skulle vara både inne i lägenheterna och sköta om fastigheten. Det har varit två roller under en ganska lång tid, vilket innebar att det var ett visst mått av kultur – en inställning och hierarki som vi behövde hantera och jobba med. Då dök det här med validering upp via Sobona. Vi såg att det här var en möjlig väg att dels höja kompetensnivån, dels sammanfoga de två arbetsgruppernas roller till att bli en gemensam roll. Vi såg att valideringsmetodiken är ett seriöst sätt att göra det på.
Ingela Liwell
Att i framtiden som företag ta större ansvar när det gäller kompetensförsörjningen, tror jag är en viktig del av att behålla personal.
VI HAR GJORT DET HÄR SUCCESSIVT, exempelvis har jag under nästan ett års tid presenterat förändringen i olika individuella samtal som jag har haft med alla medarbetare. Det var mitt sätt att med ”nudging-metodik” få dem att börja tänka kring vad det innebär. Under hösten 2020 gick vi ut med att nu kommer vi påbörja den här resan. Det är den här rollen som gäller och vi kallar den för fastighetsvärd hos oss och så har vi börjat att klä på den därifrån. Jag skulle vilja säga att 70% har tyckt att det har känts roligt och spännande. Men det fanns så klart dom som var tveksamma till förändringen eller var oroliga över att man inte skulle klara av att arbeta i den nya rollen. Andra funderade däremot om rollen innebar en lägre tjänst. Detta har inneburit att vi har gått igenom kompetensmässigt hur man ligger till både mellan och inom grupperna. Den kartläggningen hade vi redan gjort med reparatörsgruppen men i fastighetsskötargruppen hade man inte gjort lika mycket, så där mottogs det med viss skepsis. Framför allt att man upplevde det som ett prov: om jag inte klarar det här, vad händer då? Men samtidigt har vi varit ganska tydliga med att vår plan är att få veta vilken nivå varje medarbetare befinner sig på, för att kunna hjälpa till att fylla på med den eventuella kunskapsbrist som finns. Så vi behövde vara tydliga med vad vi hade för kravbild på den rollen. Den bilden var klar innan vi började den här resan, så vi visste vad vi ville.
Vi såg att valideringsmetodiken är ett seriöst sätt att göra det på.
SÅ JAG TROR ATT DET HAR VARIT ett bra sätt även om det har varit ett långsammare sätt. Jag tror att det är viktigt att var och en får landa i det. Förändringar innebär ju alltid att man inte riktigt vet och förstår hela vidden av vad det innebär. Det väcker många funderingar, man går till sig själv; hur påverkar det här mig? Behöver jag byta jobb nu? Värdet av att göra kartläggningen först var framför allt att man lärde känna verktyget, att faktiskt träna på att svara på frågor i ett digitalt verktyg. Själva kartläggningen som sådan, innehållsmässigt, tillförde egentligen ingenting som vi inte visste, vi kände individerna innan. Men ändå så blev det liksom tydligt. Möjligen fick vi veta lite mer om framför allt de som hade kunskap med sig från andra länder, där man kunde se en outnyttjad kapacitet.
Det är mycket tid som har lagts ner på validering och vi har varit väldigt tydliga med när det ska vara klart. Arbetsledarna har fått följa upp noggrant och vi har verkligen dedikerat oss till att prioritera det här uppdraget. Men en del har tyckt det varit jättejobbigt. Inte bara att man tycker det är jobbigt att bli bedömd utan framför allt att göra det, vilket har kunnat bero på allt från läs- och skrivsvårigheter till att ha svårt att formulera sig. Den här målgruppen är ju personer som är vana att jobba fysiskt med kroppen och har ofta valt det här yrket för att dom är mer praktiska. Så det är klart att få en sådan här uppgift, är man ju ofta rätt så obekväm med. Så därför är jag väldigt imponerad över att alla faktiskt har gjort det utifrån bästa förmåga.
BAKGRUNDEN HOS VÅRA MEDARBETARE kan se väldigt olika ut. Egentligen består vi av två bolag, Telge Bostäder och Telge Hovsjö. I Telge Hovsjö har man jobbat väldigt mycket med integrering och social hållbarhet, vilket har inneburit att man anställt personer som bor i området. Av den anledningen har vi ett gäng som har andra färdigheter som har gjort att man halkat in som fastighetsskötare. Den gruppen tillsammans med de från Telge bostäder är numera en homogen grupp. Idag ser jag att de yngre som vi rekryterar oftare har en gymnasieutbildning, dessutom kanske tekniskt gymnasium. Det kan också vara en bakgrund med en praktisk utbildning i form av VVS eller el.Men då går man ofta vidare till något mer specifikt och det finns gymnasieutbildningar med fastighetsskötarinriktning, exempelvis Lernia och så.
I DEN HÄR PROCESSEN HAR det blivit tydligt för medarbetare om vad man saknar och det har jag själv sett framför allt när jag har gått igenom hur de har svarat. Man ser väldigt tydligt att fastighetsskötarna har en bred kunskap medan reparatörerna mer har haft den tekniska kompetensen. Det är olika färdigheter helt enkelt. Det är ingen överraskning, men det blir väldigt tydlig när man tittar på valideringarna. Samtidigt kan det vara skönt att få det bekräftat – att det verkligen har varit uppdelat och hur några är bättre på det här och andra är bättre på någonting annat. Tanken är ju också att detta blir ett underlag för att se var vi behöver lägga in kompetensutvecklande insatser. Tidigare tillskapades en utbildning som man har sett ett behov av, kanske ett generellt behov. Sedan har man gått den utbildningen och så hoppas man att alla jobbar på, liksom.
Alla har en kompetens som man på något sätt tillför en grupp, men det gäller att hitta den.
Nu ser vi hur vi kan göra mer riktade insatser. Exempelvis att vi nu drar igång en grundläggande utbildning för VVS. Den kör vi internt och det är våra VVS-rörmokare inom bolaget som kommer att hålla den. Vi nyttjar intern kompetens för överföring av kompetens.
DET ÄR VÅRA ARBETSLEDARE SOM står för bedömnin-garna. Ja – de hade ju inte så mycket val egentligen, för vi fick den här möjligheten till valideringsutbildningen lite snabbt inpå. Men det är i deras uppdrag sedan tidigare att dagligdags göra en form av bedömning hela tiden så att medarbetarna lever upp till sin roll. Så egentligen är det inte unikt men framför allt ger valideringsutbildningen en bättre grund för dem i vad är det man tittar på och bedömer. Men även hur man kan coacha så att en person har möjlighet att växa och se vad som är lärandemålen. Från deras sida så var det nog positivt att hoppa på utbildningen men man ska nog inte heller underskatta att de har lagt ner sjukt mycket tid på det här. Men de ser värdet av att det blir mer faktabaserat, det har vi pratat ganska mycket om. Det blir mer tyngd bakom det de faktiskt ser. Så jag har ändå upplevt att de tyckt det har varit ett bra. De uttryckermånga år jobbat med lean och tycker det är väldigt bra. Där säger man i det så kallade sjunde slöseriet som handlar om outnyttjad kapacitet, att det är ett av det största slöseriet vi har idag.
Så för mig är det en självklarhet att hela tiden vara nyfiken på vilken kapacitet en person kan ha och vilken kapacitet man kan lära och dra nytta av hos varandra för att komplettera och överföra kunskaper. För har man en homogen grupp som kan samma sak så blir man inte effektiv. Hur får vi en grupp att inte känna att jag som individ inte kan det här, utan snarare tvärtom? Hur kan jag lära av min kollega som har jättemycket kunskap och erfarenhet? Hur delar jag med mig av den erfarenheten jag har? Att det är okej och att det framför allt ses positivt om man gör det. Så alla har en kompetens som man på något sätt tillför en grupp, men det gäller att hitta den. Det tycker jag är grund-läggande i det uppdrag som vi har. Det är inte lätt, men vi försöker verkligen leva begreppet lärande organisation. Det har inte varit självklart, man hamnar lätt i den här hierarkifrågan. Så det har vi fått jobba med i våra grupper. Du kan vara ung och besitta en egenskap eller kompetens som många kan lära av eller vice versa – du har en erfarenhet som du kan dela med andra därför att du har varit länge på en plats. Det finns av båda delar.
ATT I FRAMTIDEN SOM FÖRETAG TA större ansvar när det gäller kompetensförsörjningen, tror jag är en viktig del i att behålla personal, skulle jag vilja säga. För det är det maktmedlet man har. Personer vill utvecklas på sin arbetsplats. Då kan vi inte bara låta dem utföra någonting återkommande utan vi behöver stimulera den egna utvec-klingen för att behålla personalen – det är jag helt säker på. Det är klart att det alltid kommer till en gräns då det finns inte så mycket mer inom en roll. Men då gäller det att vi som bolag tittar på hur kan vi uppmuntra personer att gå vidare internt inom bolaget så vi inte tappar kompetens. Det är nästa parameter, att vi kan matcha det mot att kunna utvecklas internt. Det tror jag.
Nu när vi har rekryterat utifrån den nya fastighetsvärdsrollen, har vi kunnat kravställa den med vad vi vill och vad vi söker.
I rekrytering nu vill vi förstås rekrytera till en högre kompetens redan från början. Det jag också har gjort är att använda mig av frågeställningarna från valideringen för att säkerställa kompetensen. Så jag använder det frågematerialet för att få lite bättre koll på att man förstår vad det är vi vill uppnå. Vi kan vara tydligare med vad det är vi söker efter för att klara kraven.
VI ÄR JU INTE FÄRDIGA PÅ NÅGOT VIS med det här – men vad jag tror har varit ett bra angreppsätt är det här att börja prata om det. Involvera medarbetarna tidigt i vad det är man vill, att man tar med dem på resan. Men också för att var och en ska få göra sin reflektion och vad det innebär. Det är klart att i den här förflyttningen som vi vill göra har vi också varit tydliga med att erbjuda interna utbildningsmöjligheter tillsammans med att öva för att nå de färdigheter som behövs. Ambitionen är att få med alla in i det nya.